Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển phổ biến và hiệu quả nhất (Phần 1)

Bài viết “Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển có 3 phần” các bạn đang xem phần 1

Lần này tôi muốn nói về quy trình vận tải biển của một lô hàng xuất khẩu, đặc biệt trong chủ đề này tôi sẽ tập trung vào hàng FCL, một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển FCL được vận hành thực tế như thế nào.

Một lô hàng xuất khẩu được vận hành như thế nào?

Điều này thật quan trọng đối với những người mới bắt đầu và những người học ngành logistics phải hiểu được quy trình xuất khẩu của hàng hóa và thủ tục giấy tờ cần thiết của nó.

Trước hết, hãy hiểu về quy trình Logistics tổng thể của 1 lô hàng FCL, sau đó bạn sẽ biết phải làm gì trong từng phần trong quy trình này.

1. Hàng hóa được sản xuất tại nhà máy

Đầu tiên chúng ta hãy xem xét công việc sản xuất trong một nhà máy, rất hiếm khi một cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ có thể xuất khẩu lô hàng sử dụng nguyên container nhưng các nhà máy sản xuất tại các khu công nghiệp, các nhà máy chuyên ngành thì việc sản xuất diễn ra hàng ngày và các công ty này xuất khẩu ra nước ngoài hàng tuần. Khách hàng mục tiêu của chúng ta là các nhà máy sản xuất và xuất khẩu các loại hàng hóa khác nhau bằng đường biển bao gồm; Đồ nội thất, sắt thép, sản phẩm nhựa, sản phẩm giấy, phụ tùng ô tô, thực phẩm đông lạnh, da giầy, mỹ phẩm, vật liệu đóng gói, v.v. Chúng ta có thể phân chia thành các nhóm hàng hóa có điều kiện vận chuyển tương đồng nhau như sau

Hàng khô (Dry cargo) – Hàng lạnh (reefer Cargo) – hàng nguy hiểm (DG cargo) – Hàng quá khổ (OOG cargo)

Hàng thông thường (All kind)

2. Gửi yêu cầu đặt chỗ trên tàu đến công ty giao nhận

Sau khi QC (Nhân viên kiểm tra chất lượng tại nhà máy) xác nhận chất lượng của một sản phẩm hoàn chỉnh đã được thực hiện, thì đại diện phòng xuất nhập khẩu/ phòng vận tải/ phòng kinh doanh xuất khẩu…(bộ phận có trách nhiệm, gọi là phòng XNK)  của công ty sẽ gửi đơn đặt hàng booking (đặt chỗ trên tàu cho hàng xuất khẩu) đến công ty giao nhận thông qua email, điện thoại hoặc các kênh liên lạc khác. Tại thời điểm này, những điều kiện sau đây được thông báo cho công ty giao nhận nhằm tránh sai sót;

Số lượng và loại container, cảng đi và cảng đến/ Pol, Pod, Quantity, Size

Ngày bốc hàng tại nhà máy, nơi bốc hàng. Cargo ready date

Ngày dự kiến tàu chạy; ETD

Ngày dự kiến tàu đến; ETA

Thời gian cut off time của tàu (Thời hạn cuối cùng phải hoàn thành thủ tục cho container sẵn sàng được lên tàu),

Và thời gian miễn phí lưu container tại cảng đi và cảng đến

POL, POD, quantity, Container mode, ETD, …

Chú ý ; Một số mặt hàng đặc biệt có MSDS cần phải gửi kèm text report, DG form hay Plexitank form… Hình ảnh chèn buộc (lashing) cho hàng thép cuộn, các mặt hàng khó cố định trong cont… trong lúc gửi request booking.

3. Công ty giao nhận gửi booking tàu và sắp xếp công việc Logistics

Dựa trên những thông tin được cung cấp, người giao nhận chuẩn bị booking tàu và gửi cho khách hàng. Sắp xếp kế hoạch xe container vận chuyển và kiểm tra các quy định của mặt hàng cần thông quan và xác nhận các chứng từ cần thiết với khách hàng.

Hiện nay, nhiều khách hàng thường lựa chọn làm việc với nhà cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp, vì có lợi thế là chỉ cần một người liên hệ duy nhất nhưng có thể hoàn thành công việc hậu cần cho toàn bộ công việc của công ty giao nhận. (Nhân viên kinh doanh phải trang bị đủ kiến thức và thiết lập các mối quan hệ công việc thật tốt để đảm nhận công việc)

4. Kiểm tra chứng từ và thông tin cần thiết

Việc kiểm tra các giấy tờ cần thiết là đặc biệt quan trọng, nếu bất kỳ thông tin nào bị sai sót, hàng hóa không thể thông quan thủ tục hải quan đúng cách cũng như lên tàu đúng kế hoạch.

Ngoài ra, chúng ta còn chú ý đến thủ tục xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, nếu giấy chứng nhận xuất xứ có sai sót, hàng hóa sẽ không được giảm thuế. Chúng ta cần đặc biệt lưu ý những sai sót về thủ tục giấy tờ để lấy hàng.

5. Vận chuyển container rỗng

Đội xe của công ty chúng tôi sắp xếp lấy container rỗng tại Depot vào sáng sớm ngày lấy hàng hoặc vào buổi tối ngày hôm trước đó theo kế hoạch của shipper, Depot còn được gọi là nơi tập kết rất nhiều container của các hãng tàu, về nguyên tắc các container phải được vệ sinh sạch sẽ và sửa chữa đạt chất lượng trước khi cấp cho nhà xe.

Khi lấy một container rỗng, chúng ta phải cẩn thận kiểm tra về chất lượng của container, một container kém chất lượng đôi khi được Depot chỉ định cho nhà xe mặc dù chúng ta đã ghi chú trên booking được cấp container loại A. Do vậy đội tài xế của công ty luôn được đào tạo về cách kiểm tra và lựa chọn 1 container rỗng đạt chất lượng. Dịch vụ của công ty chúng tôi luôn đảm bảo rằng các tài xế xe container của chúng tôi kiểm tra chất lượng của các container rỗng mà họ nhận và giao cho khách hàng của chúng tôi với chất lượng phù hợp.

Ví dụ: container sạch tốt,

– Đáy và mặt sàn của container sạch sẽ, không bị ẩm mốc.

– Tấm mái và vách dọc của container không gỉ sét hay hư hỏng, thấm nước.

– Mặt trước, Mặt sau và cửa ra vào hàng hóa không bị hư hỏng,

– Chi tiết nối góc lắp ghép chắc chắn…..

Nhà xe sẽ dựa vào chỉ tiêu chất lượng theo từng loại hàng hóa để lấy cont, ví dụ các mặt hàng như nông sản và gạo thường yêu cầu cao hơn các mặt hàng khác.

Trên thực tế hầu hết các hãng tàu đều muốn cung cấp cont loại A và loại container tốt nhất để khách hàng thuận tiện đóng hàng. Nhưng đôi lúc do tình hình thiếu cont cho cả 20DC Và 40HC như hiện nay, việc gặp những cont loại B, loại C là rất nhiều.

Nếu gặp trường hợp hết container có chất lượng tốt, chúng ta nên chụp hình thực tế chất lượng container gửi cho hãng tàu xem xét để tránh phát sinh các chi phí sửa chữa, vệ sinh tại cảng đến

6. Đóng hàng vào container

Sau khi container rỗng được giao đến nhà máy của khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra tình trạng chất lượng container rỗng trước khi đóng hàng, một số khách hàng lớn có thể sử dụng hàng chục container mỗi ngày, chúng tôi tính toán thời gian xếp hàng và quản lý lịch giao container rỗng đến nhà máy đúng thời hạn.

Các container hàng hóa có thể bị rung lắc trên biển nên điều quan trọng không kém là hàng hóa sắp xếp vào trong container và được chằng buộc chắc chắn đúng quy định (Đặc biệt là hàng thép cuộn/ thép ống phải theo sự hướng dẫn của hãng tàu).

Công ty giao nhận nên thông báo kế hoạch xe có mặt tại nhà máy để sắp xếp thời gian đóng hàng hợp lý, nắm chắc thông tin hàng hóa, liên hệ hàng tàu cung cấp bảng hướng dẫn đóng hàng nếu có để đảm bảo an toàn và tối ưu chi phí cho shipper

MỜI CÁC BẠN XEM TIẾP PHẦN 2 TẠI ĐÂY >>>